제공 서비스 · 다섯 가지 상담 주제

막히는 사무 작업 다섯 가지를 함께 정리합니다

Name: Ceftrum
Address: 테헤란로 129, 서울, 06133, KR
Telephone: +82 2-539-6330

폴더 구조 설계, 파일 검색과 정렬, 문서와 프레젠테이션 서식, 공동 작업과 버전 관리, 달력과 할 일 목록 설정. 각 주제는 따로 신청할 수도 있고 묶어서 정리할 수도 있습니다. 현재 쓰는 도구에 맞춰 내용이 조정됩니다.

학습 자료 예시 보기 상담 순서 확인하기

폴더 구조 파일 검색 문서 서식 공동 작업 일정 관리

상담 주제 안내

서랍 하나씩 열듯, 오늘 업무 폴더부터 정리합니다

아래 다섯 트레이에서 주제를 고릅니다. 하나를 열면 나머지는 뒤로 물러나고, 열린 트레이 안에 오늘 다룰 범위와 산출물이 보입니다. Microsoft 365와 Google Workspace, 두 환경 모두에 맞춰 진행합니다.

현재 쓰는 폴더를 화면 공유로 함께 보며 시작합니다.

폴더 구조 설계 상담

상위 폴더를 다시 짜고 옮길 순서를 나눕니다

현재 폴더를 화면 공유로 함께 보면서 상위 폴더를 다시 짭니다. 연도별, 거래처별, 프로젝트별 기준 중 지금 일에 맞는 축 하나를 고릅니다. 자주 쓰는 2단계까지만 고정하고 깊은 하위 폴더는 보관 규칙으로 둡니다. 정리된 구조는 도식 한 장으로 전달합니다.

Microsoft 365 사용자는 OneDrive와 Teams 파일 탭 위치를 구분합니다. Google Workspace 사용자는 내 드라이브와 공유 드라이브 기준을 잡습니다. 정리 당일 바로 옮길 폴더와 다음 주에 옮길 폴더를 나눕니다. 무리한 대이동은 하지 않습니다.

산출물: 폴더 도식 한 장, 이번 주 이동 목록. Ceftrum 폴더 구조 설계의 시작점입니다.

파일 검색과 정렬 상담

이름 규칙을 정해 찾는 시간을 줄입니다

파일 이름 규칙, 태그 대신 쓸 폴더 기준, 검색 연산자 활용을 정리합니다. 날짜 표기, 버전 표기, 상태 표기인 초안, 검토중, 확정의 순서를 정합니다. 금지 문자와 공백 처리처럼 파일 검색을 방해하는 습관도 함께 고칩니다.

Google Sheets 목록처럼 개수가 많은 자료는 필터 보기와 정렬 범위를 나눕니다. PDF 확정본은 원본과 분리 보관하고, 보관 기한이 지난 파일의 아카이브 기준을 정합니다. 쌓아두는 폴더와 찾아 쓰는 폴더를 구분합니다.

문서와 프레젠테이션 서식 상담

반복 문서를 읽기 쉬운 양식으로 만듭니다

보고서 양식, 품의서, 회의록, 제안서처럼 반복 문서를 템플릿으로 만듭니다. 스타일, 표, 머리글과 바닥글, 페이지 번호 위치를 고정합니다. Google Slides 공동 편집 자료는 표지와 도표 흐름을 맞춥니다.

띄어쓰기, 숫자 표기, 날짜 형식 같은 기본 규칙을 체크리스트로 드립니다. 배포용 PDF의 파일 이름과 보관 위치도 함께 정합니다. 상담 후 바로 쓸 수 있는 양식 두 종을 정리합니다.

공동 작업 일정 관리

함께 쓰는 파일과 마감일을 한 장에 맞춥니다

공동 작업과 버전 관리 상담

충돌이 잦은 팀을 위한 상담입니다. 실시간 공동 편집 권한을 점검하고 편집 가능, 댓글 가능, 보기 전용 권한을 누구에게 줄지 정합니다. 파일 이름에 버전 표기를 넣는 규칙을 공유 문서 첫 줄에 적습니다. Sheets 공동 작업 시 입력 구역과 집계 구역을 분리하고, 정렬할 때 표 전체가 밀리지 않도록 범위를 고정합니다. 회의 전후 파일 업데이트 순서를 정해 덮어쓰기를 줄입니다. 규칙 한 장짜리 요약본을 팀 공용 폴더에 둡니다.

달력과 할 일 목록 설정 상담

Microsoft Outlook 캘린더와 할 일 목록을 문서 마감과 연결합니다. 회의 일정에 관련 폴더 경로를 적는 방식과 마감 알림 설정을 정리합니다. Trello 사용자는 보드 열을 네 개 이하로 줄이고 카드에 체크리스트와 마감일을 다는 기준을 잡습니다. 주간 정리 시간 20분을 달력에 고정하고, 오늘 할 일과 이번 주 할 일을 나누는 틀을 제공합니다. 메신저 알림과 캘린더 알림이 겹치지 않도록 조정합니다.